{"id":3689,"date":"2021-05-10T19:50:45","date_gmt":"2021-05-10T19:50:45","guid":{"rendered":"http:\/\/easystock.ch\/2021\/05\/10\/die-lagerbox-als-neues-firmenarchiv\/"},"modified":"2022-03-18T08:16:11","modified_gmt":"2022-03-18T08:16:11","slug":"die-lagerbox-als-neues-firmenarchiv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easystock.ch\/de\/die-lagerbox-als-neues-firmenarchiv\/","title":{"rendered":"Die Aufbewahrungsbox als neues Unternehmensarchiv"},"content":{"rendered":"\t\t
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Immer mehr Unternehmen entscheiden sich f\u00fcr die Auslagerung ihrer Akten in externe Aufbewahrungsm\u00f6glichkeiten: eine Aufbewahrungsbox, die sowohl in puncto Kosten als auch in der Praxis klare Vorteile gegen\u00fcber internen Archiven bietet. Die Auslagerung der Archivierung spart Geld, schafft Flexibilit\u00e4t, nutzt die Gewerbefl\u00e4che eines Unternehmens effizient und ist die passende Antwort auf die Dokumentendigitalisierung.<\/p>

Dateispeicherung als volkswirtschaftlicher Kostentreiber<\/strong><\/h2>

Die Archivierung von Unterlagen ist f\u00fcr Unternehmen mit hohen Kosten verbunden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz schreibt die Aufbewahrung von Firmenunterlagen nach Handels- und Steuerrecht sechs bzw. zehn Jahre vor. Doch w\u00e4hrend f\u00fcr Handelskorrespondenz, Handelsunterlagen und Ausfuhrnachweise die 6-Jahres-Frist gilt, wird f\u00fcr den Gro\u00dfteil der Akten von der 10-j\u00e4hrigen Aufbewahrungsfrist Gebrauch gemacht: neben Handelsb\u00fcchern auch Inventare, Bilanzen und Rechnungen, Lieferscheine und Kostenberechnungen. Dadurch entstehen in Unternehmen betr\u00e4chtliche Archivbest\u00e4nde, die vorgehalten werden m\u00fcssen. Die Anmietung von Lagerboxen reduziert diesen Aufwand f\u00fcr Unternehmen, indem sie die Kosten f\u00fcr die Archivpflege im Firmengeb\u00e4ude senkt und die Archivpflege auslagert.<\/p>

Sehr rentable Lagerboxen aufgrund hoher Immobilienpreise<\/strong><\/h2>

Obwohl die b\u00fcrokratischen Anforderungen und die Bew\u00e4ltigung der entsprechenden Aktenmengen die Unternehmen weiterhin vor Probleme stellen, steigen die Preise f\u00fcr Gesch\u00e4ftsr\u00e4ume in den Schweizer Kantonen Waadt, Wallis und Neuenburg derzeit stark an, dem allgemeinen Trend des Immobilienmarktes folgend. Daher wird die Aufbewahrung von Unterlagen in Firmengeb\u00e4uden immer teurer. Neben den Kosten f\u00fcr die Anmietung oder den Kauf von Gewerbefl\u00e4chen fallen auch Baukosten an: Grundsteuern, Versicherungs-, Energie- und Instandhaltungskosten sowie Abschreibungen auf das Anlageverm\u00f6gen.<\/p>

Hinzu kommen die archivspezifischen Betriebskosten: Zugangskontrollger\u00e4te, Video\u00fcberwachung und spezielle Brandmeldeanlagen. Lagerboxen-Anbieter sind oft in Randlagen angesiedelt, wo die Quadratmetermieten um ein Vielfaches niedriger sind als in Gesch\u00e4ftsvierteln oder Innenst\u00e4dten. Die Baukosten sind f\u00fcr den gewerblichen Mieter anteilig geringer als f\u00fcr den Betrieb eines eigenen Archivs, da das Geb\u00e4udemanagement gezielt und ausschlie\u00dflich auf den Betrieb von Lagerboxen ausgerichtet ist.<\/p>

So k\u00f6nnen beispielsweise Energiekosten gesenkt und effiziente Raumnutzungssysteme f\u00fcr eine maximale Ausnutzung des Lagerraums sorgen. Oftmals bedeutet die schlanke Bewirtschaftung von Geb\u00e4uden durch die Auslagerung von Archiven auch eine erhebliche finanzielle Entlastung f\u00fcr Unternehmen.<\/p>

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Die Digitalisierung macht Archive im Firmengeb\u00e4ude \u00fcberfl\u00fcssig<\/strong><\/h2>

Den hohen Kosten f\u00fcr die Aufbewahrung von Belegen im eigenen Haus steht die Tatsache gegen\u00fcber, dass die Digitalisierung die Aufbewahrung gedruckter Belege im Unternehmen \u00fcberfl\u00fcssig gemacht hat: Mitarbeiter greifen im Gesch\u00e4ftsalltag intensiv auf gescannte Dokumente zur\u00fcck und nicht mehr unmittelbar Vorteil der Aufbewahrung von Aufzeichnungen in physischen Archiven. Die Tatsache, dass die Dateien intern gespeichert werden, beeintr\u00e4chtigt daher nicht die M\u00f6glichkeit, auf die Dokumente zuzugreifen. Moderne Lagerboxkonzepte sorgen in der Regel daf\u00fcr, dass Lagerr\u00e4ume \u00fcberall zug\u00e4nglich sind, damit Mitarbeiter bei Bedarf jederzeit auf externe Archive zugreifen k\u00f6nnen.<\/p>

Flexible Raumnutzung durch Anmietung der Lagerbox<\/strong><\/h2>

Die Gesch\u00e4ftsentwicklung unterliegt einer Reihe komplexer und kaum vorhersehbarer Variablen. Heutzutage reicht die Gewerbefl\u00e4che eines Unternehmens aus, um ausreichend Ablagefl\u00e4chen bereitzustellen, aber morgen kann der Personalbedarf steigen und Neueinstellungen erforderlich machen. Gleichzeitig kann der Erwerb oder die Anmietung neuer Gewerbefl\u00e4chen ein langwieriger und schwieriger Prozess sein.<\/p>

Die Auslagerung von Archiven in Lagerboxen bietet die M\u00f6glichkeit, schnell und flexibel Platz im Firmengeb\u00e4ude zu gewinnen, um die Personalrekrutierung der Unternehmensentwicklung anzupassen, anstatt von der Immobiliensuche abh\u00e4ngig zu sein. Im Gegenzug erm\u00f6glicht die kurze Mindestmietdauer einer Lagerbox auch die Unterbringung von Akten im Unternehmen, wenn wieder Platz frei wird. Somit gibt die Anmietung von Lagerboxen f\u00fcr Archive dem Unternehmen die Flexibilit\u00e4t, auf ver\u00e4nderten Personalbedarf zu reagieren, ohne direkt auf die Erweiterung des Firmengeb\u00e4udes angewiesen zu sein.<\/p>

Die Lagerbox als kurzfristige L\u00f6sung f\u00fcr die Sanierung von Geb\u00e4uden<\/strong><\/h2>

Neben der variablen Gesch\u00e4fts- und Personalentwicklung k\u00f6nnen Lagerboxen auch eine L\u00f6sung bei kurzfristigem Platzmangel sein: Zum Beispiel im Rahmen von Geb\u00e4udesanierungen. Auch hier ist die flexible Anmietung von externem Lagerraum ein erheblicher Vorteil. Neben Ordnern lassen sich in Aufbewahrungsboxen auch B\u00fcrom\u00f6bel oder Messe- und Marketingmaterial sicher verstauen.<\/p>

Was sollten Unternehmen bei der Anmietung eines Lagerraums beachten?<\/p>

Um einen geeigneten Anbieter f\u00fcr Aufbewahrungsboxen in den Teilen der Romandie und der Deutschschweiz auszuw\u00e4hlen, sollten Gesch\u00e4ftskunden insbesondere auf folgende Kriterien achten:<\/p>

  • Sicherheit und Datenschutz: Zugangsbeschr\u00e4nkungen, Video\u00fcberwachung. Wenn der Anbieter ma\u00dfgeschneiderte L\u00f6sungen f\u00fcr Gesch\u00e4ftskunden anbietet, wie z. B. Dateispeichersysteme und Dateivernichtung, stellen Sie sicher, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.<\/li>
  • Flexible Mietdauer: erm\u00f6glicht kurzfristiges Reagieren auf sich \u00e4ndernden Raum- und Personalbedarf.<\/li>
  • Optimale Lagerbedingungen f\u00fcr Akten: Feuchtigkeits- und Lichtregulierung.<\/li>
  • Zug\u00e4nglichkeit: F\u00fcr Mitarbeiter w\u00e4hrend der Arbeitszeit, unter Einhaltung der Zugangsvoraussetzungen.<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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