Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Auslagerung ihrer Akten in externe Aufbewahrungsmöglichkeiten: eine Aufbewahrungsbox, die sowohl in puncto Kosten als auch in der Praxis klare Vorteile gegenüber internen Archiven bietet. Die Auslagerung der Archivierung spart Geld, schafft Flexibilität, nutzt die Gewerbefläche eines Unternehmens effizient und ist die passende Antwort auf die Dokumentendigitalisierung.
Dateispeicherung als volkswirtschaftlicher Kostentreiber
Die Archivierung von Unterlagen ist für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz schreibt die Aufbewahrung von Firmenunterlagen nach Handels- und Steuerrecht sechs bzw. zehn Jahre vor. Doch während für Handelskorrespondenz, Handelsunterlagen und Ausfuhrnachweise die 6-Jahres-Frist gilt, wird für den Großteil der Akten von der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist Gebrauch gemacht: neben Handelsbüchern auch Inventare, Bilanzen und Rechnungen, Lieferscheine und Kostenberechnungen. Dadurch entstehen in Unternehmen beträchtliche Archivbestände, die vorgehalten werden müssen. Die Anmietung von Lagerboxen reduziert diesen Aufwand für Unternehmen, indem sie die Kosten für die Archivpflege im Firmengebäude senkt und die Archivpflege auslagert.
Sehr rentable Lagerboxen aufgrund hoher Immobilienpreise
Obwohl die bürokratischen Anforderungen und die Bewältigung der entsprechenden Aktenmengen die Unternehmen weiterhin vor Probleme stellen, steigen die Preise für Geschäftsräume in den Schweizer Kantonen Waadt, Wallis und Neuenburg derzeit stark an, dem allgemeinen Trend des Immobilienmarktes folgend. Daher wird die Aufbewahrung von Unterlagen in Firmengebäuden immer teurer. Neben den Kosten für die Anmietung oder den Kauf von Gewerbeflächen fallen auch Baukosten an: Grundsteuern, Versicherungs-, Energie- und Instandhaltungskosten sowie Abschreibungen auf das Anlagevermögen.
Hinzu kommen die archivspezifischen Betriebskosten: Zugangskontrollgeräte, Videoüberwachung und spezielle Brandmeldeanlagen. Lagerboxen-Anbieter sind oft in Randlagen angesiedelt, wo die Quadratmetermieten um ein Vielfaches niedriger sind als in Geschäftsvierteln oder Innenstädten. Die Baukosten sind für den gewerblichen Mieter anteilig geringer als für den Betrieb eines eigenen Archivs, da das Gebäudemanagement gezielt und ausschließlich auf den Betrieb von Lagerboxen ausgerichtet ist.
So können beispielsweise Energiekosten gesenkt und effiziente Raumnutzungssysteme für eine maximale Ausnutzung des Lagerraums sorgen. Oftmals bedeutet die schlanke Bewirtschaftung von Gebäuden durch die Auslagerung von Archiven auch eine erhebliche finanzielle Entlastung für Unternehmen.
Die Digitalisierung macht Archive im Firmengebäude überflüssig
Den hohen Kosten für die Aufbewahrung von Belegen im eigenen Haus steht die Tatsache gegenüber, dass die Digitalisierung die Aufbewahrung gedruckter Belege im Unternehmen überflüssig gemacht hat: Mitarbeiter greifen im Geschäftsalltag intensiv auf gescannte Dokumente zurück und nicht mehr unmittelbar Vorteil der Aufbewahrung von Aufzeichnungen in physischen Archiven. Die Tatsache, dass die Dateien intern gespeichert werden, beeinträchtigt daher nicht die Möglichkeit, auf die Dokumente zuzugreifen. Moderne Lagerboxkonzepte sorgen in der Regel dafür, dass Lagerräume überall zugänglich sind, damit Mitarbeiter bei Bedarf jederzeit auf externe Archive zugreifen können.
Flexible Raumnutzung durch Anmietung der Lagerbox
Die Geschäftsentwicklung unterliegt einer Reihe komplexer und kaum vorhersehbarer Variablen. Heutzutage reicht die Gewerbefläche eines Unternehmens aus, um ausreichend Ablageflächen bereitzustellen, aber morgen kann der Personalbedarf steigen und Neueinstellungen erforderlich machen. Gleichzeitig kann der Erwerb oder die Anmietung neuer Gewerbeflächen ein langwieriger und schwieriger Prozess sein.
Die Auslagerung von Archiven in Lagerboxen bietet die Möglichkeit, schnell und flexibel Platz im Firmengebäude zu gewinnen, um die Personalrekrutierung der Unternehmensentwicklung anzupassen, anstatt von der Immobiliensuche abhängig zu sein. Im Gegenzug ermöglicht die kurze Mindestmietdauer einer Lagerbox auch die Unterbringung von Akten im Unternehmen, wenn wieder Platz frei wird. Somit gibt die Anmietung von Lagerboxen für Archive dem Unternehmen die Flexibilität, auf veränderten Personalbedarf zu reagieren, ohne direkt auf die Erweiterung des Firmengebäudes angewiesen zu sein.
Die Lagerbox als kurzfristige Lösung für die Sanierung von Gebäuden
Neben der variablen Geschäfts- und Personalentwicklung können Lagerboxen auch eine Lösung bei kurzfristigem Platzmangel sein: Zum Beispiel im Rahmen von Gebäudesanierungen. Auch hier ist die flexible Anmietung von externem Lagerraum ein erheblicher Vorteil. Neben Ordnern lassen sich in Aufbewahrungsboxen auch Büromöbel oder Messe- und Marketingmaterial sicher verstauen.
Was sollten Unternehmen bei der Anmietung eines Lagerraums beachten?
Um einen geeigneten Anbieter für Aufbewahrungsboxen in den Teilen der Romandie und der Deutschschweiz auszuwählen, sollten Geschäftskunden insbesondere auf folgende Kriterien achten:
- Sicherheit und Datenschutz: Zugangsbeschränkungen, Videoüberwachung. Wenn der Anbieter maßgeschneiderte Lösungen für Geschäftskunden anbietet, wie z. B. Dateispeichersysteme und Dateivernichtung, stellen Sie sicher, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
- Flexible Mietdauer: ermöglicht kurzfristiges Reagieren auf sich ändernden Raum- und Personalbedarf.
- Optimale Lagerbedingungen für Akten: Feuchtigkeits- und Lichtregulierung.
- Zugänglichkeit: Für Mitarbeiter während der Arbeitszeit, unter Einhaltung der Zugangsvoraussetzungen.
