L’un des conseils essentiels que nous donnons aux personnes qui emballent leurs affaires pour les stocker, en particulier pour un stockage à long terme, est de rédiger une liste de tout ce qui va dans la boîte et de la garder à portée de main à tout moment.
Une simple corvée, la création d’une liste d’inventaire de tous vos biens qui seront placés dans une unité de stockage, vous épargnera le temps et les efforts nécessaires pour chercher un objet dont vous avez besoin mais que vous ne savez pas où il se trouve.
Quel est l’objectif de faire l’inventaire ?
L’une des principales raisons pour lesquelles les gens dressent un inventaire de leurs biens entreposés est de mieux les organiser. Savoir où tout se trouve chaque chose peut éviter de passer des heures à chercher et, plus important encore, cela peut même vous faire économiser de l’argent en vous évitant d’avoir à remplacer un article que vous pensez avoir égaré.
Dresser une liste de vos biens au moment où vous les préparez pour le stockage vous permet de les trier plus rapidement. Pour chaque objet que vous inventoriez, vous devez tenir compte des trois facteurs suivants : Il peut être jeté, donné ou vendu.
Au lieu de ramasser un tas d’objets et de les jeter dans une boîte, une liste d’inventaire vous oblige à tout passer en revue, article par article, ce qui vous permet d’être aussi strict que vous le souhaitez dans votre organisation.
Une liste de vos objets stockés, et surtout une note sur leur emplacement, peut vous aider à sécuriser vos biens en cas d’événement imprévu tel qu’un incendie, une inondation, une effraction ou un vol. Si vous devez un jour déposer une demande d’indemnisation contre les objets que vous avez entreposés, l’inventaire de vos biens vous sera utile. Vous serez en mesure de soumettre une demande d’indemnisation plus rapidement et avec plus de précision, et la compagnie d’assurance bénéficiera de cette efficacité accrue.
Quelle est la bonne façon de faire un inventaire ?
Il n’est pas nécessaire de dresser une liste d’inventaire sophistiquée, et la manière dont vous le faites importe peu, tant qu’elle est lisible et claire. Au bout du compte, il est fort probable que ce soit vous qui ayez besoin de vous y référer. Il peut s’agir d’une simple liste écrite à la main sur un morceau de papier, d’une feuille de calcul Excel ou d’une galerie de photos numériques. Vous pouvez dresser une liste d’inventaire simple ou une liste d’inventaire complète, selon le degré de minutie que vous souhaitez atteindre et le temps dont vous disposez. Un inventaire simple doit contenir une liste de tous les objets ainsi qu’une description de leur emplacement approximatif.
Il est généralement préférable d’avoir un peu de détails plutôt que des pages et des pages de liste. Organisez les biens en les classant par catégorie ou par pièce et en étant aussi descriptif que possible. Ne vous contentez pas de mettre “objets de salle de bains” sur une boîte ; indiquez plutôt de quelle salle de bains il s’agit – salle des maîtres, salle familiale ou salle des invités – ainsi que les objets qui s’y trouvent. Cela vous sera d’une grande aide lorsque vous transférerez enfin vos biens hors de l’entrepôt, et cela vous sera également utile lorsque vous déballerez vos biens.
Lorsque vous rangez des produits dans des boîtes ou des conteneurs, utilisez un code de couleurs ou un système de numérotation pour organiser votre stock et gagner du temps. Par exemple, les étiquettes vertes ou le numéro 1 doivent être utilisés pour les produits de la cuisine, les étiquettes rouges ou le numéro 2 doivent être utilisés pour les articles de lavage. Lorsque vous empilez votre unité de stockage, veillez à ce que l’étiquette de couleur ou le numéro de la boîte soient visibles afin de faciliter la récupération de vos marchandises. Cependant, même si vous utilisez un code de couleur pour organiser vos boîtes, vous devrez peut-être les numéroter afin que chaque boîte ou conteneur dispose d’une liste détaillée, plutôt qu’une seule longue liste éparpillée dans quatre boîtes.
Il existe même des applications qui peuvent vous faciliter la tâche, et elles sont toutes entièrement gratuites.
Ne pas se laisser submerger
Il est fréquent que les gens aient besoin d’un box de stockage pendant une période déjà stressante. Lorsqu’il s’agit d’emballer, il y a toujours plus de choses et vous ne pouvez vous rappeler de tout, et c’est généralement un processus que vous pensez ne prendre que peu de temps mais qui finit par prendre beaucoup plus de temps que vous ne l’aviez prévu (cela semble être le cas pour chaque déménagement). L’une des leçons les plus importantes à apprendre est l’importance de la préparation. Un petit effort dépensé à l’avance peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme.
Divisez le travail en sections et procédez de pièce en pièce. Cela peut faire paraître l’énorme tâche qui nous attend moins insurmontable. Au lieu de ranger chaque boîte individuellement, pré-étiquetez vos boîtes et demandez l’aide de vos amis ou de vos enfants, si possible.
Conserver la liste dans un endroit sûr
Une fois la liste d’inventaire terminée, veillez à la conserver dans un endroit à la fois facilement accessible et sûr. Même si vous pouvez conserver un double de la liste dans votre unité de stockage, il est préférable de la conserver à la maison afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous en avez besoin. Enfin, que vous photographiez la liste, que vous la téléchargiez sur une feuille de calcul Excel ou que vous la numérisiez, l’idéal est d’en avoir plus d’une copie sous la main.
La dernière chose à laquelle vous voulez penser après avoir consacré tout ce temps et ce travail à la création de la liste d’inventaire est l’endroit où vous l’avez placée.
