De plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leurs fichiers vers des installations de stockage externes : un box de stockage, qui offre des avantages évidents par rapport aux archives internes, tant en termes de coût que de praticabilité. L’externalisation de l’archivage permet d’économiser de l’argent, de créer de la flexibilité, d’utiliser efficacement l’espace commercial d’une entreprise et constitue la réponse appropriée à la numérisation des documents.
Le stockage de fichiers comme facteur de coût économique
L’archivage des dossiers est associé à des dépenses élevées pour les entreprises. La durée légale de conservation en Suisse prescrit la conservation des documents des sociétés pendant six ou dix ans, conformément au droit commercial et fiscal. Toutefois, alors que le délai de six ans s’applique à la correspondance commerciale, aux documents commerciaux et aux preuves d’exportation, le délai de conservation de dix ans est utilisé pour la majorité des dossiers : outre les livres commerciaux, les inventaires, les bilans et les factures, les bons de livraison et les calculs de coûts. Il en résulte des archives de taille considérable dans les entreprises, qui doivent être conservées. La location de box de stockage permet de réduire cet effort pour les entreprises en diminuant les coûts de maintenance des archives dans le bâtiment de l’entreprise et en externalisant les services de maintenance des archives.
Des box de rangement très rentables en raison des prix élevés de l’immobilier
Bien que les exigences bureaucratiques et la gestion des volumes de dossiers correspondants continuent à poser des problèmes aux entreprises, les prix des surfaces commerciales sont actuellement en forte hausse dans les cantons suisses de Vaud, Valais et Neuchâtel, suivant la tendance générale du marché immobilier. Par conséquent, le stockage des dossiers dans les bâtiments des entreprises devient de plus en plus coûteux. Outre les frais de location ou d’achat de locaux commerciaux, il y a aussi les frais de construction : Impôts fonciers, assurances, coûts énergétiques et d’entretien ainsi que l’amortissement des immobilisations.
En outre, il y a les coûts de fonctionnement spécifiques aux archives : équipements de contrôle d’accès, de vidéosurveillance et systèmes spécifiques d’alarme incendie. Les fournisseurs de box de stockage sont souvent situés dans des endroits périphériques où les loyers au mètre carré sont plusieurs fois inférieurs à ceux des quartiers d’affaires ou des centres-villes. Les coûts de construction sont proportionnellement moins élevés pour le locataire commercial que pour l’exploitation de ses propres archives, en raison d’une gestion des bâtiments spécifiquement et exclusivement axée sur l’exploitation de box de stockage.
Par exemple, les coûts énergétiques peuvent être réduits et des systèmes efficaces d’utilisation de l’espace peuvent garantir une utilisation maximale de l’espace de stockage. Souvent, la gestion allégée des bâtiments par l’externalisation des archives représente également un soulagement financier considérable pour les entreprises.
La numérisation rend superflues les archives dans le bâtiment de l’entreprise
Le coût élevé du stockage des dossiers en interne contraste avec le fait que la numérisation a rendu superflu le stockage des dossiers imprimés dans les locaux de l’entreprise : les employés utilisent largement les documents numérisés dans la gestion quotidienne d’une entreprise et ne tirent plus de bénéfice immédiat du stockage des dossiers dans les archives physiques. Par conséquent, le fait que les dossiers soient stockés en interne n’a aucune incidence sur la possibilité d’accéder aux documents. Les concepts modernes de box de stockage veillent généralement à ce que les salles de stockage soient accessibles partout, afin que les employés puissent accéder aux archives externes à tout moment, si cela s’avère nécessaire.
Utilisation flexible de l’espace en louant le box de stockage
Le développement des entreprises est soumis à un certain nombre de variables complexes et presque impossibles à prévoir. Aujourd’hui, l’espace commercial d’une entreprise peut suffire à fournir un espace d’archivage suffisant, mais demain, les besoins en personnel peuvent augmenter, ce qui nécessitera de nouvelles embauches. En même temps, l’acquisition ou la location de nouveaux espaces commerciaux peut être un processus long et difficile.
L’externalisation des archives vers des box de stockage offre la possibilité de gagner de l’espace dans le bâtiment de l’entreprise de manière rapide et flexible afin d’adapter le recrutement du personnel au développement de l’entreprise au lieu d’être dépendant de la recherche de biens immobiliers. En contrepartie, la courte durée minimale de location d’un box de stockage permet également de ranger les fichiers au sein de l’entreprise lorsque l’espace redevient disponible. Ainsi, la location de box de stockage pour les archives donne à l’entreprise la flexibilité de réagir aux changements de besoins en personnel sans être directement dépendante de l’expansion du bâtiment de l’entreprise.
Le box de stockage comme solution à court terme pour la rénovation des bâtiments
Outre l’évolution variable des affaires et du personnel, les box de rangement peuvent également être une solution au manque d’espace à court terme : Par exemple, dans le cadre de la rénovation de bâtiments. Ici aussi, la location flexible d’un espace de stockage externe représente un avantage considérable. Outre les dossiers, le mobilier de bureau ou le matériel de foire et de marketing peuvent également être stockés en toute sécurité dans des box de rangement.
Que doivent prendre en compte les entreprises lorsqu’elles louent un box de stockage ?
Afin de choisir un fournisseur approprié pour les box de stockage dans les parties suisses romandes et suisses alémaniques, les clients commerciaux doivent accorder une attention particulière aux critères suivants :
- Sécurité et protection des données : restrictions d’accès, vidéosurveillance. Si le fournisseur propose des solutions sur mesure pour les clients professionnels, telles que des systèmes de stockage de fichiers et la destruction de fichiers, assurez-vous que les directives en matière de protection des données sont respectées.
- Durée de location flexible : permet de réagir à court terme à l’évolution des besoins en espace et en personnel.
- Conditions de stockage optimales pour les fichiers : Régulation de l’humidité et de la lumière.
- Accessibilité : pour les employés pendant les heures de travail, sous réserve du respect des exigences en matière d’accès.
